Non importa che si parli di un congresso o della presentazione di un prodotto: gli eventi rappresentano un veicolo fondamentale per comunicare i progetti di un brand. Nel momento in cui si deve organizzarne uno, sono tantissimi i punti da tenere a mente. Tra questi, rientra la scelta della location eventi.
Quali sono i consigli da tenere a mente in questa sede? Nelle prossime righe, abbiamo raccolto alcune preziose informazioni in merito.
L’importanza del budget
Come in tutti i casi, anche in quello della scelta della location per un evento di lavoro è necessario soffermarsi sul budget. Attenzione, però: non basta dire “Ok, la location x costa y, mentre la location a costa b”. Bisogna prendere in esame il preventivo e farsi un’idea di cosa è incluso e cosa invece no. Un altro aspetto da tenere bene in considerazione in sede di esame del preventivo è la politica di rimborso in caso di cancellazione.
Inoltre, se presso la location sono presenti camere dove far dormire gli ospiti, è essenziale informarsi sul loro costo.
Raggiungibilità
Chiaro è che, quando si parla di criteri di scelta per la location di un evento, è importantissimo orientarsi verso luoghi facilmente raggiungibili dai partecipanti. Se, per esempio, si progetta un evento per la presentazione di un percorso di università per la terza età, un hotel di periferia raggiungibile solo in auto sarà decisamente meno adatto rispetto alla sala della biblioteca comunale.
Valuta bene il numero dei partecipanti
Quando si organizza un evento di lavoro, è molto importante valutare bene il numero di partecipanti nel momento in cui si sceglie la location. In questa fase, molti imprenditori fanno l’errore di allargarsi, pensando che non ci sia problema nell’affittare una location ben più ampia rispetto al numero di partecipanti. Si tratta di un errore che andrebbe categoricamente evitato. Il rischio derivante dal prenotare uno spazio troppo grande è quello di esporre i propri ospiti a una sensazione di dispersione in uno spazio quasi vuoto.
Come già detto, l’evento è una forma di comunicazione nella strategia del brand e un processo che va in scena nello spazio, il quale ‘parla’ esattamente come una parola o un segno di punteggiatura su una campagna social o di cartellonistica stradale. Alla luce di ciò, lasciare lo spazio vuoto senza alcun fine è un fail da evitare se si ha intenzione di organizzare un evento di lavoro di successo.
L’accoglienza è tutto
In sede di scelta della location perfetta per il proprio evento, una doverosa attenzione deve essere dedicata all’accoglienza. La location selezionata non deve avere solo spazio sufficiente per i partecipanti, ma essere caratterizzata anche da un’area in grado di ospitare un desk per la l’accoglienza e di permettere a chi opera svolgendo questo compito di lavorare agevolmente.
Spazio (e atmosfera) per il relax
Un ulteriore aspetto a cui fare attenzione nel momento in cui si sceglie la location di un evento riguarda le caratteristiche dello spazio dedicato al relax e la sua atmosfera, che deve essere piacevole e rilassante. Durante gli eventi di lavoro è infatti cruciale il networking, che non può essere assolutamente fatto in piedi stipati fuori dalla sala dove si è appena svolta la conferenza.
Accessibilità
Ultimo ma non meno importante aspetto da considerare quando si parla di location perfette per un evento è l’accessibilità per gli ospiti con disabilità o difficoltà fisiche dovute a condizioni momentanee o all’età. Questo significa che, nel momento in cui si visita la location, è opportuno, per esempio, assicurarsi della sufficiente ampiezza degli ascensori.
